Diamo tempo al tempo (2)

Bentornati a tutti!

Come promesso, oggi approfondiremo il discorso del time management, ovvero tutte quelle abilità. tecniche e mezzi che sono utilizzati per pianificare e esercitare un controllo accurato del tempo, in modo da incrementare efficienza, eficacia e produttività.

Vedremo insieme i metodi più "famosi": ognuno poi può creare il suo metodo personalizzato, scegliendo i modi che più si adattano alla propria persona e alla prorpia atività.

Il concetto che sta alla base di ogni modello di gestione del tempo, è quello della "LISTA dei COMPITI". Ordinare le cose da fare sta alla base per qualsiasi scelta strategica si intenda fare.

Gantt diagram

Eisenhower diagram

Uno degli stumenti più utilizzati è senza dubbio il DIAGRAMMA DI GANTT: un diagramma a due assi che mette in relazione il tempo (in orizzontale) e le fasi del progetto (in verticale). Questo stumento permette di costruire graficamente il processo di lavoro, cioè di ordinare la lista in base al tempo che occorre per ciascuna azione. Inoltre è uno strumento che permette la gestione di più persone, attraverso la creazione di time boxes e l'assegnazione dei diversi compiti da svolgersi in ordine temporale. 

Sempre parlando di diagrammi, possiamo dare un occhio a quello di EISENHOWER, che suddivide i compiti (più o meno come l'ABC analisi) a seconda della loro importanze e urgenza. Le attività vengono suddivise nei vari riquadre e quindi vengono intraprese le azioni per risolverle. Questo metodo prende il nome del presidente statunitense che lo usava, quindi se ha funzionato per lui..!

Un metodo più recente, ma già con marchio registrato, è il GTD (Get Things Done), titolo del libro di D. Allen pubblicato nel 2001. Alla base di questo metodo sta il liberarsi dall'impegno di ricordare tutte le cose da fare: viene fatto un grande affidamento a tutti i tipi di memoria esterna, dall'agenda di carta al calendario condiviso online. Ha diverse particolarità, di cui qui vi segnalo, in particolare, quella che Allen chiama la "la regola dei 2 minuti": se un'attività richiede meno di bue minuti di tempo per essere svolta, allora deve essere fatta immediatamente. Altro aspetto importante di questo metodo, è la NON-DIVISIONE tra vita privata e lavoro. .

La "regola dei 2 minuti", sembra richiamare un po' quella del 80-20 del metodo di PARETO. La regola 80-20, infatti, sostiene che l'80% dei compiti possa essere svlto nel 20% del tempo, mentre il restante 20% delle attività occupi l'80% del tempo. Vi ritrovate?

Un ultimo modo per organizzare la propria lista, è quello proposto dal metodo POSEC (Prioritize by Organizing Streamlining, Economizing e Contributing). Questo metodo organizza le attività secondo un modello comparabile a quello della piramide dei bisogni di Maslow: alla base ci sono quindi le cose da fare per avere successo (Famiglia e Finanze), poi quelle che non sono così piacevoli, ma vanno fatte (Lavoro), alla fine rimangono da economizzare le cose che ci piacciono fare ma che non sono così urgenti (Passatempi) e un'azione di solidarietà corona il tutto, permettendo la realizzazione dell'individuo. 

Ora che abbiamo messo ordine tra le cose da fare.. non resta che farle!

Mi raccomando, ricordatevi che le PAUSE sono essenziali, per mantenere fresca la mente.

Avete mai provato il metodo POMODORO? Questa è l'ultima chicca di oggi: un metodo per organizzare il tempo che si fonda sulla divisione del lavoro in intervalli di 25 minuti, separati da piccole pause (3-5 minuti), dette appunto "pomodori". Ogni quattro pomodori, poi, c'è una pausa un po' più lunga (15-30 minuti). Ogni compito finito poi, sarà da eliminare dalla lista.

I compiti sono organizzati secondo una lista "Da fare OGGI" e vengono spuntati di volta in volta aumentando il senso di realizzazione e spingendo al miglioramento. 

Buoni pomodori a tutti!