Diamo tempo al tempo (2)

Bentornati a tutti!

Come promesso, oggi approfondiremo il discorso del time management, ovvero tutte quelle abilità. tecniche e mezzi che sono utilizzati per pianificare e esercitare un controllo accurato del tempo, in modo da incrementare efficienza, eficacia e produttività.

Vedremo insieme i metodi più "famosi": ognuno poi può creare il suo metodo personalizzato, scegliendo i modi che più si adattano alla propria persona e alla prorpia atività.

Il concetto che sta alla base di ogni modello di gestione del tempo, è quello della "LISTA dei COMPITI". Ordinare le cose da fare sta alla base per qualsiasi scelta strategica si intenda fare.

Gantt diagram

Eisenhower diagram

Uno degli stumenti più utilizzati è senza dubbio il DIAGRAMMA DI GANTT: un diagramma a due assi che mette in relazione il tempo (in orizzontale) e le fasi del progetto (in verticale). Questo stumento permette di costruire graficamente il processo di lavoro, cioè di ordinare la lista in base al tempo che occorre per ciascuna azione. Inoltre è uno strumento che permette la gestione di più persone, attraverso la creazione di time boxes e l'assegnazione dei diversi compiti da svolgersi in ordine temporale. 

Sempre parlando di diagrammi, possiamo dare un occhio a quello di EISENHOWER, che suddivide i compiti (più o meno come l'ABC analisi) a seconda della loro importanze e urgenza. Le attività vengono suddivise nei vari riquadre e quindi vengono intraprese le azioni per risolverle. Questo metodo prende il nome del presidente statunitense che lo usava, quindi se ha funzionato per lui..!

Un metodo più recente, ma già con marchio registrato, è il GTD (Get Things Done), titolo del libro di D. Allen pubblicato nel 2001. Alla base di questo metodo sta il liberarsi dall'impegno di ricordare tutte le cose da fare: viene fatto un grande affidamento a tutti i tipi di memoria esterna, dall'agenda di carta al calendario condiviso online. Ha diverse particolarità, di cui qui vi segnalo, in particolare, quella che Allen chiama la "la regola dei 2 minuti": se un'attività richiede meno di bue minuti di tempo per essere svolta, allora deve essere fatta immediatamente. Altro aspetto importante di questo metodo, è la NON-DIVISIONE tra vita privata e lavoro. .

La "regola dei 2 minuti", sembra richiamare un po' quella del 80-20 del metodo di PARETO. La regola 80-20, infatti, sostiene che l'80% dei compiti possa essere svlto nel 20% del tempo, mentre il restante 20% delle attività occupi l'80% del tempo. Vi ritrovate?

Un ultimo modo per organizzare la propria lista, è quello proposto dal metodo POSEC (Prioritize by Organizing Streamlining, Economizing e Contributing). Questo metodo organizza le attività secondo un modello comparabile a quello della piramide dei bisogni di Maslow: alla base ci sono quindi le cose da fare per avere successo (Famiglia e Finanze), poi quelle che non sono così piacevoli, ma vanno fatte (Lavoro), alla fine rimangono da economizzare le cose che ci piacciono fare ma che non sono così urgenti (Passatempi) e un'azione di solidarietà corona il tutto, permettendo la realizzazione dell'individuo. 

Ora che abbiamo messo ordine tra le cose da fare.. non resta che farle!

Mi raccomando, ricordatevi che le PAUSE sono essenziali, per mantenere fresca la mente.

Avete mai provato il metodo POMODORO? Questa è l'ultima chicca di oggi: un metodo per organizzare il tempo che si fonda sulla divisione del lavoro in intervalli di 25 minuti, separati da piccole pause (3-5 minuti), dette appunto "pomodori". Ogni quattro pomodori, poi, c'è una pausa un po' più lunga (15-30 minuti). Ogni compito finito poi, sarà da eliminare dalla lista.

I compiti sono organizzati secondo una lista "Da fare OGGI" e vengono spuntati di volta in volta aumentando il senso di realizzazione e spingendo al miglioramento. 

Buoni pomodori a tutti!

Diamo tempo al tempo (degli imprenditori)!

Il tempo è denaro, si dice.

Bene, è giunto il momento di sfatare questo mito.

Tempo e denaro sono RISORSE completamente diverse, assimilabili solo in fatto di importanza. Ma se, da una parte, di denaro è sempre possibile averne di più (con un po' di fortuna, tanto impegno e tanto TEMPO!), il tempo è la risorsa più limitata e quindi PREZIOSA di cui possiamo disporre.
Lo sanno specialmente bene i nostri imprenditori, che devono saper gestire non solo il loro tempo, ma anche quello di tutti coloro che sottostanno alle loro direttive.
La gestione di questa risorsa passa principalmente dalla definizione di IMPORTANZA e URGENZA della questioni da valutare. Queste variabili sono infatti alla base di tutte le tecniche di time management.

La domanda che vogliamo farci, però, non è: e che cosa sono queste tecniche?? O almeno, non ce la faremo ora.
Per una volta facciamo una "lezione al contrario": tralasciamo la parte di teoria e di tecniche di time management (approfondiremo con i sig.ri Gantt e Einshower la prossima volta) e vediamo cosa succede sulle scrivanie fuori dall'Italia. Che approccio hanno i grandi manager a una questione così spinosa?

Molte volte accade che il lavoro entri così a fondo nella vita di questi signori che tutto quello che fanno (vacanze, weekend, serate) ne è affetto. Il rischio è di "esaurirsi" e divenire "workhaolic", cioè dipendenti dal lavoro, nel peggiori dei casi.
Per evitare sistuazioni del genere, o semplicemente per vivere serenamente il weekend con i propri figli e moglie, marito, compagnia, amanti, occorre organizzare il proprio lavoro, ma soprattutto il proprio STAFF in maniera intelligente. Cosa fare quindi del proprio tempo?

Innanzitutto lavorare sulle idee e sulla programmazione del lavoro: una buona idea e una bella strategia sono
un metodo sicuro per agire in modo veloce e senza perdere tempo.
Un buon leader deve avere la capacità di comunicare queste idee al suo staff e deve assicurarsi che esse siano capite e attuate.
L'imprenditore deve quindi scegliere bene il suo staff: gran parte del tempo è dedicato ad assunzioni, licenziamenti o anche solo semplici incontri. In tutte queste occasioni l'importante è avere bene in mente dove si vuole arrivare e come e essere capaci di ascoltare le persone che ci stanno di fronte. Proprio da loro potrebbero inaftti nascere delle nuove idee, che alimenteranno un nuovo ciclo di innovazioni.
Queste riunioni possonono rivelarsi, al contrario di quanto sopra, dei buchi neri del tempo: troppo persone, persone sbagliati o orari sbagliati riescono a trasformare una riunione, indetta per trovare una soluzione, in una neverending story del problema da affrontare.,

E voi riuscite a organizzare bene il vostro tempo?